Organizzazione in Ufficio – Da dove comincio ? 1


 

L’organizzazione del proprio posto di lavoro aiuta a stare meglio

........ segui i miei suggerimenti

Quante volte lo diciamo a noi stessi e a chi ci sta vicino.
In questa rubrica cercherò di portare un pizzico della mia esperienza di vita professionale maturata in 30 anni di lavoro a contatto con impiegati di ogni categoria.

Cominciamooo….

Negli ultimi anni le cose da fare rispetto a qualche decennio fa sono aumentate considerevolmente, eppure quante volte abbiamo pensato che la tecnologia ci avrebbe aiutato a vivere una vita migliore sul posto di lavoro?.

Certo per alcuni aspetti si ma per altri…. .

Avere una quantità enorme di cose da fare e rimanere produttivi calmi e rilassati sarebbe magnifico ma per fare questo dobbiamo cominciare a fare un pò di ordine dentro di noi.

( L’ansia è causata da mancanza di controllo, organizzazione, preparazione e azione). 

Dobbiamo essere pronti a piccoli cambiamenti e modifiche per affrontare la nostra attività quotidiana sul posto di lavoro.

Molti miei clienti seguendo alcuni semplici suggerimenti hanno tratto non pochi benefici nel proprio ambito di lavoro e non.

Cosa molto importante, acquisire questo modo di fare come una

disciplina.

images disciplina

Adesso vediamo in pratica quali sono le fasi da affrontare per la gestione che ci riguarda nell’ambiente lavoro.

Raccogliere il materiale

images carte

 

Esaminare per decidere cosa farne.

 

images esaminare penna

 

 

 

Eseguire.

images spunta

Va precisato che queste fasi solitamente già le facciamo ma in modo disordinato e senza rendercene conto, quindi spiegandovi questi cinque punti avrete una griglia organizzativa che applicata con costanza nel tempo, sino a farla diventare una consuetudine, vi darà soddisfazioni in qualsiasi ambito della vostra vita lavorativa e non.

Comprendiamo la…… dinamica:

images dinamica

in molti non riescono ad organizzare le tante cose da fare perché cercano di fare tutte le fasi contemporaneamente o al massimo gli danno una priorità secondo un ordine cronologico ma senza predisporre le attività da compiere.

Esempio:

voglio fare un regalo per il compleanno di mia moglie.
Raccolgo questa informazione (la metto nel famoso portacarte di cui parlerò) ma non decido adesso cosa fare perché non la trovo importante (quindi non predispongo un’attività), essa continuerà ad assorbire energia è mi impedirà di essere concentrato a ciò che veramente è importante.

Da qui nascono le distrazioni.

1) Raccogliere in:

Contenitori (Vaschetta portacarte)

th

Raccogliere tutto in una vaschetta porta carte da tenere sulla vostra scrivania.

Per fare in modo che questo possa funzionare dobbiamo avere pochi contenitori (Vaschetta portacarta) possibili, averli sempre a portata di mano è svuotarli spesso.

Cosa significa svuotare?

Svuotare significa decidere che cosa siano e cosa va fatto come attività successiva.

Se lasciamo troppe cose nel nostro contenitore rischiamo che diventi solo un posto di raccolta e nient’altro, quindi si ravvisa la necessità di altri contenitori che a loro volta si riempiranno ulteriormente.

Il primo risultato che otteniamo è quello di alleggerire la nostra mente perché abbiamo inserito in quella vaschetta quello che dobbiamo fare.

Naturalmente se per ricordarci usiamo solo la mente non potremmo mai raggiungere uno stato di controllo delle cose da fare, quindi adesso vedremo come registrando tutto con dei strumenti specifici che devi avere a portata di mano, la tua mente si alleggerirà sempre di più e tu sei più tranquillo e rilassato.

Quindi ripeto, devi usare questa tecnica per tutto , grande o piccolo, urgente o no, personale o professionale.

 

Un’ esempio banale:

sicuramente vi è capitato di fare la spesa qualche volta, bene se avete scritto o memorizzato una lista di prodotti da comprare, arrivati al supermercato, vi troverete un elenco preciso delle cose da acquistare senza pensare a ciò che mancava a casa.

Se oltre la spesa, dovete fare altre cose e non l’avete inserite nell’elenco, ecco che la vostra mente in quel momento deve effettuare uno sforzo per organizzare le altre cose, quindi più attività non sono state inserite nell’elenco e programmate, più la vostra mente è costretta a pensare cosa fare.

Il solo fatto di raggruppare le pratiche o le cose da svolgere vi farà sentire meglio.

In realtà, la prima volta, non riuscirete a raggruppare tutto ciò che dovete fare, infatti questo è l’obiettivo da raggiungere.

Man mano che raggruppiamo tutto nelle nostre vaschette portacarte, ci rendiamo conto che alcune cose non sono importanti, esse vanno immediatamente cestinate, in modo di alleggerire il lavoro successivo (esaminare).

Sin qui sembra facile, però mentre facciamo la raccolta, ci vengono in mente pensieri che quella data cosa potrebbe servirci oppure no.

Che facciamo?

 

 

Mi permetto di precisare che per non incorrere in questi dubbi, dobbiamo fare in modo di avere la consapevolezza delle cose che non stiamo facendo, solo cosi la nostra mente non ci tormenta più.

Una volta che abbiamo raccolto tutto, ci ritroviamo una o più vaschette portacarte riempite da esaminare.

Arrivederci al prossimo articolo: esaminare

Sorridi alla vita
Ferdinando

 

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Un commento su “Organizzazione in Ufficio – Da dove comincio ?

  • Fabrizio

    Ciao,

    Io in ufficio adopero il sistema delle vaschette di plastica che hai descritto tu in questo articolo. È sicuramente il rimedio migliore! …il problema sorge quando queste vaschette ad un certo punto diventano iper colme di lavoro!

    Io consiglio di mettersi accanto la propria postazione di lavoro un taccuino e organizzarsi la giornata in step. A me aiuta tantissimo….

    A presto e buon lavoro a tutti!

    Fabrizio Filocamo
    HR