Esaminare


 

lente E’ giunto il momento di esaminare le cose che abbiamo raccolto nel nostro contenitore .

Vediamo.

Dobbiamo identificare una cosa  per volta  e decire cosa farne. (attività)

Le cose che   riteniamo inutili, dobbiamo cestinarle , mentre  le cose che vanno gestite in pochissimi minuti devono essere eseguite immediatamente.

Con  questo primo passo otteniamo un’alleggerimento mentale e  una riduzione sostanziale del materiale che dobbiamo esaminare per un’attività precisa .

Le prime volte  può capitare che mentre stiamo esaminado un’elemento ci venga in mente di passare a quello successivo perchè lo riteniamo più importante.

Dobbiamo assolutamente non cadere in questa tentazione,  perchè rischiamo di ricreare sulla scrivania un’altro mucchio di carte che aumenterà sempre di più in attesa di riesaminarle.

Il passo successivo  è quello di predisporre un’attività ben precisa.

Facciamo un’elenco delle cose che dobbiamo  svolgere.

Esempio

– Fare un’ordine di materiale di cancelleria per il mio ufficio.

– Andare  dal direttore per la firma.

– Devo rispondere ad una richiesta dell’ufficio………

– Cambiare il toner alla fotocopiatrice.

– Contattare l’avvocato per la pratica del Sig. Rossi

– Ecc…..ecc…..

Adesso analizziamo il primo punto:

Sembra molto semplice predisporre un’attività per l’acquisto di materiale di cancelleria, eppure quante volte rimandiamo questa cosa ad un’altro momento perchè siamo presi da tanti altri impegni.

Infatti , per acquistare il materiale di cancelleria dobbiamo verificare quali sono i prodotti che mancano , decidere i quantitativi da comprare, a chi ordinarli ,  entro quanto tempo devono  essere consegnati per non rimanere senza , chiamare il rappresentante o connettersi al sito della ditta fornitrice ecc…. ecc…..  .

Quindi per ogni cosa che dobbiamo svolgere facciamo una serie di azioni che ci porteranno al risultato che ci siamo prefissati.

Da questo  si capisce che non è sufficiente  scrivere un’elenco delle cose da fare ma bisogna predisporre tutte quelle azioni e riflessioni  ben precise in quel  dato momento, cercando più informazioni possibili per eseguire quella determinata cosa.

Quindi  per raggiungere il nostro obbiettivo possiamo comportarci nei seguenti modi :

– rimandare l’attività ad un momento  successivo , annotandola  in un promemoria per poterla  ricordare, 

dare l’incarico ad un collaboratore se  riteniamo opportuno farlo fare ad altri; 

–  eseguirla  noi in quel preciso momento se richiede pocho tempo.

Quindi procedere in questo modo per ogni elemento che abbiamo descritto nella nostra lista.

Arrivederci al prossimo articolo:  Organizzazione.

Sorridi alla vita

           Ferdinando

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